يجب على صاحب العمل تضمين الكشوف والسجلات والملفات التي يحتفظ بها في مكان العمل، سواء أكانت ورقية أم إلكترونية، البيانات التالية:
① كشف أسماء العمال: أسماء عمال المنشأة، ومهنة كل منهم، وأعمارهم، وجنسياتهم، وأرقام هوياتهم، وأرقام رخص العمل لغير السعوديين وتواريخها.
② كشف أجور العمال: أجور العمال، وتواريخ استلامهم لها، وما يتم حسمه من الأجر وسبب الحسم.
③ سجل قيد الغرامات: اسم العامل، ومقدار أجره، ومقدار الغرامة الموقعة عليه، وسبب وتاريخ إيقاعها.
④ سجل الحضور والانصراف: وقت حضور العامل للعمل، ووقت انصرافه من مقر العمل، وأي بيانات أخرى يضعها صاحب العمل.
⑤ سجل تدريب السعوديين: اسم برنامج التدريب، ونوعه، ومدته، وسنة التدريب، وعدد وأسماء العاملين الذين تم تدريبهم، ونسبتهم من عدد العاملين لديه.
⑥ سجل الفحص الطبي للعمال في المنشآت المحتمل إصابة عمالها بالأمراض المهنية: أسماء العمال الذين تم فحصهم وتاريخ الفحص ونتائجه.
⑦ ملف عمل لكل عامل: بياناته، وعنوانه، ونسخة من عقد العمل، وأي شهادات أو وثائق يقدمها لصاحب العمل.
وعلى صاحب العمل أن يضع في مكان ظاهر بموقع العمل جدولاً بمواعيد العمل، وفترات الراحة، ويوم الراحة الأسبوعي، ومواعيد بدء كل نوبة وانتهائها في حالة العمل بأسلوب المناوبة.