تُتلف البيانات الشخصية متى انتفى الغرض من جمعها، إلا ما ارتبط بمدةٍ يوجبها نظامٌ آخر، أو كان محلّ دعوى قائمة. وهذا جدول المدد في هذا النظام.
⚠️ 7 من هذه المدد تقديرٌ تشغيليّ لا حكمٌ نظاميّ: وُضعت بما يكفي للغرض، ولم يُقرأ لها نصٌّ في مصدرٍ رسميّ. وهي معلَّمةٌ في الجدول، وتحديدها النهائي قرارٌ يخصّ المنشأة بمراجعة مستشارها النظامي.
| الفئة | المدة | تُحسب | الأساس |
|---|---|---|---|
| رموز التحقق والدخول المنتهية | فور انتهاء الغرض | من تاريخ السجل | م.18: الغرض ينتهي بانتهاء صلاحية الرمز، وبقاؤه خطرٌ بلا فائدة. |
| سجلات الحضور والانصراف | 3 سنواتتقدير | من تاريخ السجل | تقديرٌ تشغيليّ: تكفي لمراجعة أي نزاعٍ على ساعات عملٍ أو تأخر. |
| أثر سير الطلبات (من استلم ومن قرأ ومتى) | 3 سنواتتقدير | من تاريخ السجل | تقديرٌ تشغيليّ: أثرٌ إجرائيّ لا قيمة له بعد انتهاء الطلب بمدة. |
| الصفوف المحذوفة حذفاً ناعماً | 5 سنواتتقدير | من تاريخ الحذف | تقديرٌ تشغيليّ: الحذف الناعم يُخفي ولا يُتلف، فيلزمه موعدُ إتلاف. |
| مسيّرات الأجور وسجلاتها الماليةبقرار | 6 سنواتتقدير | من تاريخ السجل | مدة حفظ الدفاتر والسجلات المحاسبية لدى هيئة الزكاة والضريبة. |
| ملف الموظف وعقده وبيانات إقامتهبقرار | ما دام الغرض قائماًتقدير | من انتهاء علاقة العمل | يُحفظ ما دامت العلاقة قائمة. وبعد انتهائها تبقى مدةٌ تكفي لسماع دعوى عمالية ولالتزامات التأمينات، وتحديدها قرارٌ نظاميّ يخصّ المنشأة. |
| محاضر التحقيق والجزاءاتبقرار | ما دام الغرض قائماً | من تاريخ السجل | م.68: لا يُعتدّ بالجزاء في تشديد العقوبة بعد مضيّ مائةٍ وثمانين يوماً من إبلاغ العامل به. ومحضر التحقيق وثيقةٌ تُبرئ المنشأة أو تُدينها، فحفظه بعد ذلك قرارٌ نظاميّ لا تشغيليّ. |
| بيانات المرافقينبقرار | ما دام الغرض قائماًتقدير | من انتهاء علاقة العمل | الغرض تجديد إقاماتهم وسداد رسومها، وينتهي بانتهاء كفالتهم. وهي بيانات أشخاصٍ لم يُسألوا، فأولى بالإتلاف من غيرها. |
| سجل التدقيقبقرار | 5 سنواتتقدير | من تاريخ السجل | تقديرٌ تشغيليّ. ⚠️ وإتلافه يُسقط الدليل على من فعل ماذا، فهو آخر ما يُتلف لا أوّله. |
كيف يجري الإتلاف
تُراجَع المدد دورياً، فما انقضت مدّته يُتلف إتلافاً نهائياً لا يُبقي صفّاً مخفياً. والفئات المعلَّمة «بقرار» لا تُتلف تلقائياً: إتلافها قرارٌ تملكه المنشأة، لأن نظام العمل وأنظمة أخرى قد توجب حفظها.
ويُسجَّل كل إتلافٍ في سجل التدقيق بعدد ما أُتلف من كل فئة وتاريخه. ولا يُسجَّل محتوى ما أُتلف، وإلا كان السجلّ نسخةً ثانية منه.